Predloge elektronskih sporočil za množičen zavrnitev, ki ne škodijo vaši blagovni znamki delodajalca
Če ste kdaj odprli mapo z 200 prijavami, za telefonski razgovor sprejeli tri in nato zapustili zavihek za preostale, že poznate težavo. 197 kandidatov, ki jih niste nadaljevali, si zasluži odgovor — a pisanje vsakega vzame devetdeset sekund, vi pa nimate pet ur časa.
Večina ekip zato pošlje bodisi nič (kar tiho škoduje vaši blagovni znamki delodajalca) ali pa oblikovano pismo, ki je tako generično, da povzroči enako škodo s prijaznejšim obrazom. Rešitev je majhna zbirka predlog, dovolj specifičnih, da se zdijo človeške, ter množični potek dela, ki ohranja personalizacijo pri večjem obsegu.
Spodaj je osem predlog, ki jih uporabljamo sami, razdeljenih po fazi procesa, ter potek dela, ki jih spremeni v en klik namesto popoldne kopiranja in lepljenja.
Kratko pravilo pred predlogami
Vsako zavrnilno sporočilo, ki ga velja poslati, vsebuje tri stvari, ki jih skoraj nobeno slabo sporočilo nima:
- Jasen ne. Ne "ostali boste v bazi," ne "kontaktirali vas bomo za druge priložnosti." Resničen ne, povedan jasno, da kandidat lahko nadaljuje.
- Razlog, tudi na kratko. "Nadaljevali smo z kandidati, katerih neposredne izkušnje s PostgreSQL produkcijo so bile bližje zahtevam vloge" je boljše od "po skrbnem premisleku." Prvi spoštuje kandidatov čas; drugi ga žali.
- En stavek topline, ki ni laž. Če ste se iskreno veselili pogovora, to povejte. Če ne, to preprosto izpustite — lažna toplina je slabša kot nobena.
Predloge, ki teh točk ne upoštevajo, delujejo kot obrazci, kandidati pa to prepoznajo že v drugi vrstici.
Osem predlog po fazah
1. Po pregledu življenjepisov — zgodnje zavrnitev, vloga ni bila ustrezna
Zadeva: Vaša prijava za [Vloga] pri [Podjetje]
Pozdravljeni [Ime],
hvala, ker ste si vzeli čas za prijavo na delovno mesto [Vloga] pri [Podjetje]. Pregledali smo vašo prijavo in tokrat ne bomo nadaljevali z vašo kandidacijo.
Natančneje: iskali smo [posebno zahtevano znanje ali izkušnjo iz delovnega opisa], in kandidati, ki jih napredujemo, so pokazali več neposrednih izkušenj na tem področju. To ni ocena vaše celotne zgodovine — le glede primernosti za to vlogo.
Vaše podatke bomo shranili v sistemu in če se pojavi bolj ustrezna priložnost, vas bomo kontaktirali. Medtem še enkrat hvala za interes za [Podjetje].
Lep pozdrav, [Vaše ime] [Naziv]
2. Po pregledu življenjepisov — preveč kvalificiran
Zadeva: Vaša prijava za [Vloga] pri [Podjetje]
Pozdravljeni [Ime],
hvala za prijavo za delovno mesto [Vloga]. Po pregledu vaših izkušenj ne bomo nadaljevali — razlog je nenavaden, zato želim biti neposreden.
Vaše izkušnje znatno presegajo tisto, kar trenutno najemamo na tej ravni. Skrbi nas, ali bi bila vloga dolgoročno primerna na tej ravni, kar v fazi pregleda ne moremo rešiti.
Če odpremo višjo vlogo, boste med prvimi, ki jih bom kontaktiral. Še enkrat hvala za vaš čas in interes.
Lep pozdrav, [Vaše ime] [Naziv]
3. Po pregledu življenjepisov — množično, vloga zaprta
Zadeva: Posodobitev glede delovnega mesta [Vloga] pri [Podjetje]
Pozdravljeni [Ime],
hvala za vašo prijavo za delovno mesto [Vloga]. Vlogo smo zdaj zaprli, saj smo v finalni fazi izbrali kandidata, in ne bomo sprejemali nadaljnjih prijav.
To ni odraz vaših izkušenj — večino kandidatov, ki jih danes kontaktiramo, smo ocenili kot kakovostne, a preprosto smo morali zaključiti iskanje. Vaše podatke bomo shranili za morebitne podobne priložnosti.
Hvala za vaš interes za [Podjetje].
Lep pozdrav, [Vaše ime] [Naziv]
4. Po telefonskem razgovoru / prvem razgovoru
Zadeva: Nadaljevanje glede vašega razgovora za [Vloga]
Pozdravljeni [Ime],
še enkrat hvala, ker ste si vzeli čas za pogovor z [Ime razgovornika] prejšnji teden. Pišem, da vas obvestim, da ne bomo nadaljevali z vašo kandidacijo za [Vloga].
Pogovor je razkril [en specifičen razlog — npr. "manj praktičnih izkušenj z X, kot to zahteva vloga" ali "bolj primeren profil je imela druga kandidatka glede na izkušnje v Y"]. To ni kritika vaše celotne zgodovine — gre za specifične zahteve te vloge.
Veseli bomo, če ostanemo v stiku za morebitne bodoče priložnosti. Hvala za vaš čas in premišljen pogovor.
Lep pozdrav, [Vaše ime] [Naziv]
5. Po domači ali tehnični oceni
Zadeva: Posodobitev glede vaše prijave za [Vloga]
Pozdravljeni [Ime],
hvala za čas, ki ste ga vložili v tehnično vajo za delovno mesto [Vloga]. Pregledali smo jo natančno in ne bomo nadaljevali z vašo kandidacijo.
Končna odločitev temelji na [enem specifičnem področju — npr. "globini načrtovanja baze, ki jo zahteva prvih šest mesecev te vloge"]. Bilo je tudi nekaj delov, ki so nam bili res všeč — [ena pozitivna opomba, če je resnično].
Če želite kratka pisna povratna sporočila, odgovorite na ta e-poštni naslov in poslal vam bom opombe. V nasprotnem primeru še enkrat hvala za delo in veliko sreče pri nadaljnjem iskanju.
Lep pozdrav, [Vaše ime] [Naziv]
6. Po finalni fazi — tesna odločitev, kandidat na drugem mestu
Zadeva: Posodobitev glede vašega finalnega razgovora za [Vloga]
Pozdravljeni [Ime],
na začetku želim povedati: bila je tesna odločitev, in preostanek tega sporočila to odraža.
Ponudili smo zaposlitev drugemu kandidatu za delovno mesto [Vloga]. Odločitev je padla na [specifičen vidik — npr. "globina izkušenj z vodenjem on-call rotacij na obsegu, kot ga ima naša ekipa"], pri čemer smo izbrali kandidata s močnejšo zgodovino na tem področju.
Navdušili ste več ljudi iz panoje. Če bomo v naslednjih mesecih odprli podobno vlogo, bi želel vaše kandidature neposredno ponovno pregledati — ste za to?
Hvala, ker ste vanj vložili toliko truda. Res je imelo pomen.
Lep pozdrav, [Vaše ime] [Naziv]
7. Po zavrnjeni ponudbi — vloga ponovno odprta, kandidat iz prejšnje faze
Zadeva: Nadaljevanje glede vaše prejšnje prijave za [Vloga]
Pozdravljeni [Ime],
ta mesec smo govorili o delovnem mestu [Vloga]. Vloga je ponovno odprta — naš prvi kandidat je sprejel drugo ponudbo — in želel sem vas neposredno kontaktirati, preden jo ponovno objavimo.
Bi bili pripravljeni na kratek pogovor, če vam trenutni čas ustreza? Če da, pošljite dva ali tri možne termine in uredil bom termin.
Vsak primer hvala za vašo potrpežljivost v postopku.
Lep pozdrav, [Vaše ime] [Naziv]
8. Avtomatska zavrnitev za jasne primere neustreznosti (samo zelo velik obseg)
Zadeva: Vaša prijava za [Vloga] pri [Podjetje]
Pozdravljeni [Ime],
hvala za prijavo pri [Podjetje]. Vaše prijave nismo nadaljevali.
Za to vlogo specifično potrebujemo [enega ali dva nujna pogoja, npr. "pet let izkušenj s produkcijskim PostgreSQL" ali "veljavno dovoljenje za delo v EU"], ki jih vaša prijava ni izkazovala. To ni ocena celotne vaše zgodovine.
Trenutno ne moremo podajati individualne povratne informacije za vsako prijavo, vendar cenimo vaš interes.
Lep pozdrav, Ekipa za zaposlovanje [Podjetje]
Kako jih množično poslati, ne da bi izgubili personalizacijo
Past pri predlogah za zavrnitev je, da takoj ko jih pošljete množično, zvenijo kot obrazec — in kandidati to prepoznajo v enem samem stavku.
Rešitev v ResReaderju je tok množičnih zavrnilnih e-poštnih sporočil. Poteka takole:
- Izberite kandidate za zavrnitev s strani analize (filtrirajte po rezultatu, fazi, statusu kvalificiran/ne)
- Izberite, kako bo e-pošta napisana. Imate dve možnosti:
- AI pripravi vsako posebej. AI prebere življenjepis vsakega kandidata in opis delovnega mesta ter napiše personalizirano zavrnilno e-pošto z razlogom, zakaj kandidat ne napreduje.
- Vi AI podate razlog v običajni angleščini. Vtipkajte "potrebovali smo več neposrednih izkušenj z razpršenimi sistemi" in AI prepiše v profesionalno e-pošto, ki je prilagojena vsakemu kandidatu.
- Predogled pred pošiljanjem. Vsako e-sporočilo pristane v čakalni vrsti za pregled. Vidite ime kandidata in predlagano vsebino, ter jih odobrite ali preskočite posamezno. Nič ne odide, dokler niste pregledali.
- Odobrite skupino. Odobrena sporočila pošlje ResReader na e-poštne naslove kandidatov. Vsako je personalizirano, ampak cela skupina zahteva približno dve minuti pregleda za sto kandidatov namesto dveh in pol ur za ročno pisanje.
Razlog, da to deluje kot množični proces, je, da AI naredi prvi osnutek, vi pa opravite pregled. Ne žrtvujete okusa v prid AI — pridobili ste čas pri pripravi osnutkov, ki so sicer sporočali približno isto.
Nekaj praktičnih nasvetov ekip, ki ga uporabljajo:
- Ne uporabljajte samodejnega pošiljanja. Vedno predogled. AI je dober, a ne popoln; če generira e-pošto, ki napačno imenuje vlogo ali domišlja projekt, to želite opaziti prej.
- Za množične zavrnitve po fazi (po pregledu, po prvem razgovoru) uporabite način "razlog v običajni angleščini." Za osebnejše končnice — kandidati na drugem mestu, ocenjevalci domačih nalog — uporabite način po kandidatu.
- Če želite pozneje slediti s Twilio SMS (npr. "imamo novo vlogo, ki vam ustreza, želite pogovor?"), je to ločen proces v ResReaderju in namenoma ni združen z e-pošto za zavrnitev — drugačen namen, druga pričakovanja za soglasje.
Česa se izogibati
Kratek seznam napak, ki jih ekipe delajo pri množični zavrnitvi, a tiho škodujejo njihovemu zaposlitvenemu procesu:
- "Ohranili bomo vaš življenjepis." Ne pravite tega, če dejansko ne odpirate ponovno kandidatovih iskanj glede na pretekle prijave. Če to počnete — AI Job Matching ResReaderja lahko pregleda bazo življenjepisov glede na nove vloge in najde pretekle primerne kandidate — potem je to pošteno. Če ne, deluje kot omalovaževanje.
- "Po skrbnem premisleku." Najbolj pogosto zlorabljene štiri besede v zgodovini zavrnitev. To je znak, da ni pravega razloga. Izpustite jih.
- Pošiljanje samo potrdilnih e-sporočil in ignoriranje zavrnilnih. Tiha zavrnitev je največji vir slabih ocen na Glassdoor in Indeed. Strošek enega odstavka e-pošte je praktično nič, če je avtomatiziran; cena tišine se pokaže pri manj prijavah čez pol leta.
- Obrazce, ki hočejo zveneti osebno. "Res smo navdušeni nad vašo unikatno zgodovino" je slabše od "ne bomo nadaljevali." Če niste specifični, bodite kratki in iskreni.
Najkrajše možne povzetek
Če pošiljate zavrnilne e-pošte, ste že pred večino ekip. Če pošiljate zavrnilne e-pošte s specifičnim razlogom, ste pred skoraj vsemi. Predloge olajšajo veliko količino; AI-podprt množični proces ohranja vsako sporočilo dovolj osebno, da deluje kot, da ga je napisal človek.
Kandidati, ki jih danes zavrnete, so kandidati, ki jih boste čez dve leti znova nagovarjali, ko se bo odprla bližja priložnost. Spomnijo se, kako ste jim sporočili zavrnitev.
Če želite preizkusiti množični tok zavrnitve z predogledom v vašem procesu, ResReaderjev brezplačni načrt vključuje 75 AI skeniranj na mesec — brez kreditne kartice.
Iščete svojo naslednjo priložnost? Obiščite ResReader for Candidates →