Masveida atteikuma e-pasta veidnes, kas nekaitē jūsu darba devēja tēlam
Ja kādreiz esat atvēris 200 pieteikumu mapīti, pieņēmis trīs uz telefona interviju un pēc tam aizvēris cilni ar pārējiem, jūs jau zināt problēmu. 197 kandidāti, kurus nevirzījāt tālāk, ir pelnījuši atbildi — bet katra rakstīšana aizņem deviņdesmit sekundes, un jums nav piecu stundu laika.
Tāpēc lielākā daļa komandu vai nu nesūta neko (kas klusībā bojā jūsu darba devēja tēlu), vai sūta veidlapu vēstuli, kas ir tik vispārīga, ka nodara tādu pašu kaitējumu, tikai draudzīgākā veidolā. Risinājums ir neliels veidņu komplekts, kas ir pietiekami specifiskas, lai šķistu cilvēcīgas, plus masveida darbplūsma, kas saglabā katru personalizētu lielā apjomā.
Zemāk ir astoņas veidnes, ko paši izmantojam, sadalītas pa piltuves posmiem, kā arī darbplūsma, kas tās pārveido par vienu klikšķi, nevis pēcpusdienu garu kopēšanas un ielīmēšanas darbu.
Īss noteikums pirms veidnēm
Katrai atteikuma vēstulei, ko vērts sūtīt, ir trīs lietas, un gandrīz neviena slikta to nesatur:
- Skaidrs nē. Ne "mēs saglabāsim jūsu datus", ne "sazināsimies par citām iespējām." Īsts nē, skaidri pateikts, lai kandidāts varētu virzīties tālāk.
- Iemesls, pat īss. "Mēs izvēlējāmies kandidātus ar tiešāku PostgreSQL ražošanas pieredzi, kas bija tuvāk lomai" ir labāks par "pēc rūpīgas apsvēršanas." Pirmais respektē kandidāta laiku; otrais to aizskar.
- Vēl viens siltuma pilns teikums, kas nav meli. Ja jums patiešām patika saruna, pasakiet to. Ja nepatika, vienkārši izlaidiet — viltus siltums ir sliktāks par siltuma trūkumu.
Veidnes, kas šo ignorē, izskatās kā veidlapu vēstules, un kandidāti to var pateikt jau no otrās rindkopas.
Astoņas veidnes pa posmiem
1. Pēc kopsavilkuma pārbaudes — sākotnējs noraidījums, loma nesakrīt
Temats: Jūsu pieteikums uz [Lomu] [Uzņēmumā]
Sveiki, [Vārds],
Paldies, ka veltījāt laiku, lai pieteiktos uz pozīciju [Loma] [Uzņēmumā]. Mēs esam pārskatījuši jūsu pieredzi un šoreiz nevirzīsim jūsu pieteikumu tālāk.
Konkrēti: mēs meklējām [konkrētu obligātu prasmi vai pieredzi no amata apraksta], un pieteikumi, kurus mēs virzām tālāk, demonstrēja tiešāku pieredzi šajā jomā. Tas nav spriedums par jūsu kopējo pieredzi — tikai par atbilstību šai konkrētajai lomai.
Mēs saglabāsim jūsu datus mūsu sistēmā, un, ja atvērsies tuvāks piemērots amats, mēs ar jums sazināsimies. Tikmēr vēlreiz paldies par jūsu interesi par [Uzņēmumu].
Ar cieņu, [ Jūsu Vārds ] [ Amats ]
2. Pēc kopsavilkuma pārbaudes — pārāk kvalificēts
Temats: Jūsu pieteikums uz [Lomu] [Uzņēmumā]
Sveiki, [Vārds],
Paldies, ka pieteicāties uz [Lomas] pozīciju. Pēc jūsu pieredzes pārskatīšanas mēs nevirzīsim jūsu kandidatūru tālāk, taču iemesls ir neparasts, tāpēc vēlos būt tiešs.
Jūsu pieredze ir ievērojami augstāka par to, ko mēs meklējam šajā līmenī. Mums ir bažas par šīs lomas ilgtspēju šajā kategorijā, un to mēs nevaram atrisināt atlases posmā.
Ja atvērsies kāds seniorāks amats, jūs būsit viens no pirmajiem, kam es rakstīšu. Paldies vēlreiz par jūsu laiku un interesi.
Ar cieņu, [ Jūsu Vārds ] [ Amats ]
3. Pēc kopsavilkuma pārbaudes — masu atteikums, loma slēgta
Temats: Atjauninājums par [Lomas] pozīciju [Uzņēmumā]
Sveiki, [Vārds],
Paldies par jūsu pieteikumu uz [Lomas] pozīciju. Mēs esam noslēguši atlasi ar kandidātu, kurš jau ir pēdējā atlasē, un neturpināsim virzīt jaunus pieteikumus.
Tas nav vērtējums par jūsu pieredzi — lielākā daļa kandidātu, kam sūtām šodien, bija labi dokumentēti, bet mums bija jānoslēdz atlase. Jūsu informāciju saglabāsim, ja atvērsies līdzīga pozīcija.
Paldies vēlreiz par jūsu interesi par [Uzņēmumu].
Ar cieņu, [ Jūsu Vārds ] [ Amats ]
4. Pēc telefona intervijas / pirmās intervijas
Temats: Atsauksmes par jūsu interviju uz [Lomu]
Sveiki, [Vārds],
Paldies vēlreiz par laiku, ko veltījāt sarunai ar [Intervētāja Vārds] pagājušajā nedēļā. Rakstu, lai informētu, ka nevirzīsim jūsu kandidatūru tālāk uz [Lomas] pozīciju.
Sarunas laikā parādījās [viens konkrēts faktors — piemēram, "mazāka praktiskā pieredze ar X nekā nepieciešams lomai" vai "cits kandidāts bija labāk piemērots pieredzes ziņā Y"]. Tas nav spriedums par jūsu kopējo profilu — tas attiecas uz konkrētajām prasībām šai lomai.
Būsim priecīgi turpināt sazināties, ja kāda nākotnes pozīcija varētu būt piemērotāka. Paldies par jūsu laiku un pārdomāto sarunu.
Ar cieņu, [ Jūsu Vārds ] [ Amats ]
5. Pēc mājasdarba vai tehniskās pārbaudes
Temats: Atjauninājums par jūsu pieteikumu uz [Lomu]
Sveiki, [Vārds],
Paldies par laiku, ko veltījāt tehniskajam uzdevumam saistībā ar [Lomas] pozīciju. Mēs to rūpīgi pārskatījām un nevirzīsim jūs tālāk.
Izšķirošais faktors bija [viens konkrēts aspekts — piemēram, "datubāzu dizaina sadaļas dziļums, salīdzinot ar to, ko pirmos sešus mēnešus prasīs šī loma"]. Bija daļas, kas mums patika — [viens konkrēts pozitīvs aspekts, ja tāds ir].
Ja vēlaties saņemt īsu rakstisku atgriezenisko saiti par iesniegumu, atbildiet uz šo e-pastu, un es nosūtīšu piezīmes. Citādi vēlreiz paldies par ieguldījumu un veiksmi turpmākajā meklēšanā.
Ar cieņu, [ Jūsu Vārds ] [ Amats ]
6. Pēc pēdējās kārtas — tuvs lēmums, otrais kandidāts
Temats: Atjauninājums par jūsu pēdējo interviju uz [Lomu]
Sveiki, [Vārds],
Vēlos sākt ar to, ka šis bija tuvs lēmums, un tāpēc šī vēstule to atspoguļo.
Mēs esam piedāvājuši amatu citam kandidātam uz [Lomas] pozīciju. Saruna tikās pie [konkrēts aspekts — piemēram, "iepriekšējā pieredze vadošo dežūru rotācijās ar tādu apjomu, kādu šī komanda pieprasa"], un mēs izvēlējāmies kandidātu ar spēcīgāku pieredzes pierādījumu tieši šajā jomā.
Jūs atstājāt labu iespaidu uz vairākiem žūrijas dalībniekiem. Ja tuvākajos mēnešos atvērsies līdzīga pozīcija, es patiešām vēlētos atkārtoti apsvērt jūsu kandidatūru — būtu gatavs tam?
Paldies, ka tik ļoti ieguldījāt šo procesu. Tas bija svarīgi.
Ar cieņu, [ Jūsu Vārds ] [ Amats ]
7. Pēc piedāvājuma noraidīšanas — loma tika atvērta atkārtoti, kandidāts no agrākas kārtas
Temats: Turpinājums par jūsu agrāko pieteikumu uz [Lomu]
Sveiki, [Vārds],
Mēs runājām šī mēneša sākumā par [Lomas] pozīciju. Loma ir atvērta atkārtoti — mūsu pirmā izvēle kandidāts pieņēma citu piedāvājumu — un es vēlējos sazināties ar jums tieši pirms mēs to publiskojam atkārtoti.
Vai būtu iespējama īsa saruna, lai pārrunātu, vai laiks jums tagad ir piemērots? Ja jā, atbildiet ar diviem vai trim jūsu pieejamiem laikiem, un es noorganizēšu tikšanos.
Jebkurā gadījumā paldies par pacietību šajā procesā.
Ar cieņu, [ Jūsu Vārds ] [ Amats ]
8. Automātiska atteikšana skaidri neatbilstošiem kandidātiem (ļoti liels apjoms)
Temats: Jūsu pieteikums uz [Lomu] [Uzņēmumā]
Sveiki, [Vārds],
Paldies, ka pieteicāties [Uzņēmumā]. Mēs esam pārskatījuši jūsu pieteikumu un nevirzīsim to tālāk.
Šai lomai mums īpaši nepieciešamas [viens vai divi obligāti nosacījumi, piemēram, "piecu gadu ražošanas līmeņa PostgreSQL pieredze" vai "darba atļauja ES"], un jūsu pieteikumā tie netika parādīti. Tas nav vērtējums par jūsu kopējo pieredzi.
Šajā atlases posmā mēs nevaram sniegt individuālu atgriezenisko saiti par katru pieteikumu, bet augstu novērtējam jūsu interesi.
Ar cieņu, [Uzņēmuma] atlases komanda
Kā nosūtīt šīs masveidā, nezaudējot personalizāciju
Risks ar atteikuma veidnēm ir tāds, ka, tiklīdz tās sūta masveidā, tās skan kā veidlapu vēstules — un kandidāti to pamanīs pēc pirmā teikuma.
ResReader rīks šo problēmu risina ar masveida atteikuma e-pasta plūsmu. Tā darbojas šādi:
- Izvēlieties kandidātus no analīzes lapas, kurus noraidīt (filtrējot pēc rezultāta, posma, kvalificēta/ne-kvalificēta statusa).
- Izvēlieties e-pasta rakstību. Jums ir divas iespējas:
- AI izstrādā katru individuāli. Mākslīgais intelekts pārskata katra kandidāta CV un darba aprakstu, pēc tam raksta personalizētu atteikuma e-pastu, minot konkrēto iemeslu, kāpēc kandidāts netiek virzīts tālāk.
- Jūs sniedzat AI iemeslu vienkāršā valodā. Ierakstiet "mums vajadzīga tiešāka pieredze ar izplatītām sistēmām" un AI to pārveido profesionālā e-pastā katram kandidātam, balstoties uz šo iemeslu.
- Pārskatiet pirms nosūtīšanas. Katrs e-pasts nonāk pārskatīšanas rindā. Jūs redzat katru ar kandidāta vārdu un piedāvāto tekstu, apstipriniet vai izlaidiet tos pa vienam. Nekas netiek izsūtīts, kamēr visi nav pārskatīti.
- Apstipriniet partiju. Apstiprinātie e-pasti tiek nosūtīti no ResReader uz kandidātu adresēm. Katrs ir personalizēts, bet veselas simts kandidātu partijas pārbaude aizņem apmēram divas minūtes, nevis divas ar pusi stundas rakstīšanai no nulles.
Šī sistēma strādā, jo AI izveido pirmo melnrakstu, bet jūs veicat pārskatīšanu. Jūs nepārdozat AI gaumi — jūs iegūstat ietaupītu laiku, jo AI sākotnēji uzraksta visus aptuveni līdzīgus tekstus.
Daži praktiski ieteikumi no komandām, kas to izmanto:
- Nesūtiet automātiski. Vienmēr pārskatiet. AI ir labs, bet ne perfekts; ja tiek ģenerēts e-pasts ar nepareizu amatu vai izdomātu projektu, jūs to vēlaties pamanīt pirms nosūtīšanas.
- Izmantojiet "iemeslu vienkāršā valodā" režīmu masu noraidījumiem posmā (pēc atlasīšanas, pēc pirmās intervijas). Izmantojiet AI individuālās rakstīšanas režīmu personiskākos gadījumos — otrās vietas kandidāti, mājasdarbu vērtētāji — kad iemesli tiešām atšķiras katram.
- Ja vēlaties vēlāk sūtīt Twilio SMS (piemēram, "mums ir jauna pozīcija, kas jums varētu derēt, vēlaties parunāt?"), tas ir atsevišķs plūsmas risinājums ResReader un neko kopā ar atteikuma e-pastu neveido, jo tas ir citāda mērķa un consent gaidu jautājums.
No kā izvairīties
Īss saraksts ar lietām, ko komandas dara masveida atteikumos, kas klusējot bojā viņu atlases piltuvi:
- "Mēs saglabāsim jūsu CV." Nesakiet to, ja patiesībā neplānojat atkārtoti meklēt kandidātus pēc iepriekšējiem pieteikumiem. Ja to darāt — ResReader AI darba atbilstības rīks var pārskatīt jūsu CV krātuvi pret jaunām vakancēm un atrast piemērotus kandidātus — tad to teikt ir godīgi. Ja ne, tas izklausās pēc nogriešanas.
- "Pēc rūpīgas apsvēršanas." Visvairāk pārmērīgi lietoto četrvārdu frāze atteikuma e-pasta vēsturē. Tas ir signāls, ka nekā konkrēta nav. Izlaidiet to.
- Sūtīt tikai "jā" e-pastus un ignorēt "nē" grupu. Kluso noraidījumu dēļ ir vissliktākās atsauksmes Glassdoor un Indeed. Viena e-pasta izdevumi ir praktiski nulle, ja tas ir automatizēts; klusums ietekmē jūsu pieteikumu skaitu sešus mēnešus vēlāk.
- Veidlapu vēstules, kas cenšas skanēt personiski. "Mēs bijām pārsteigti par jūsu unikālo pieredzi" skan sliktāk nekā "mēs nevirzīsim tālāk." Ja nevarat būt konkrēti, esiet īsi un godīgi.
Īsākais iespējams kopsavilkums
Ja jūs vispār sūtāt atteikuma e-pastus, jūs jau esat priekšā lielākajai daļai komandu. Ja sūtāt atteikuma e-pastus, kas norāda konkrētu iemeslu, jūs esat priekšā gandrīz visām. Veidnes padara apjomu pārvaldāmu; AI atbalstīta masveida darbplūsma padara katru pietiekami personīgu, lai šķistu, ka e-pastu rakstījis cilvēks.
Kandidāti, kurus šodien noraidāt, ir tie, kurus pēc diviem gadiem jūs atkal uzrunāsiet, kad atvērsies tuvāka atbilstība. Viņi atceras, kā jūs slēdzāt atlases loku.
Ja vēlaties redzēt masveida atteikuma ar priekšskatīšanu plūsmu savā atlases procesā, ResReader bezmaksas plāns iekļauj 75 AI skenējumus mēnesī — nav nepieciešama kredītkarte.
Meklējat nākamo darbu? Atveriet ResReader kandidātiem →