Masinės Atmetimo El. Laiškų Šablonai, Kurių Nesugadina Jūsų Darbdavio Įvaizdžio
Jei kada nors atidarėte dėklą su 200 paraiškų, priėmėte tris pokalbiui telefonu, o likusias uždarėte, jūs jau žinote problemą. Tų 197 kandidatų, kurių nenorite tęsti, atlyginimas atsakymas priklauso — tačiau parašyti kiekvienam užtrunka devyniasdešimt sekundžių, o penkių valandų neturite.
Dauguma komandų arba nieko nesiunčia (kas tyliai kenčia jūsų darbdavio įvaizdžiui) arba siunčia bendrą formalaus pobūdžio laišką, kuris yra toks bendras, kad daro tokį pat žalą draugiškesniu veidu. Sprendimas – nedidelis šablonų rinkinys, pakankamai konkrečių, kad jaustųsi žmogiškai, ir masinis darbo procesas, kuris kiekvieną pasirinktą laišką išlaiko suasmenintą dideliu mastu.
Žemiau pateikiame aštuonis mūsų pačių naudojamus šablonus, suskirstytus pagal proceso etapą, taip pat darbo procesą, kuris paverčia juos vienu paspaudimu vietoje popietės klijavimo.
Trumpa taisyklė prieš šablonus
Kiekviename vertame siųsti atmetimo el. laiške yra trys dalykai, kurių beveik nėra bloguose:
- Aiškus ne. Ne „mes jus saugosime byloje“, ne „mes susisieksime dėl kitų galimybių“. Tikras ne, pasakytas aiškiai, kad kandidatas galėtų eiti toliau.
- Priežastis, net trumpai. „Mes pasirinkome kandidatus, kurių tiesioginė PostgreSQL gamybinė patirtis labiau atitiko poreikius“ yra geriau nei „atlikus kruopštų svarstymą“. Pirmas rodo pagarbą kandidato laikui; antras – įžeidžia.
- Vienas šiltumo sakinys, kuris nėra melas. Jei tikrai mėgautės pokalbiu, pasakykite. Jei ne, tiesiog praleiskite – feikinis šiltumas blogiau nei jo nebuvimas.
Šablonai, kuriuose tai ignoruojama, skaitomi kaip formalaus pobūdžio laiškai ir kandidatai tai pastebi jau antrajame sakinyje.
Aštuoni šablonai pagal etapus
1. Po gyvenimo aprašymo tikrinimo – ankstyvas atmetimas, nes pozicija netiko
Tema: Jūsų paraiška [Role] pozicijai [Company]
Labas, [First Name],
Dėkojame, kad skyrėte laiko kreipiantis į [Role] poziciją [Company]. Peržiūrėjome jūsų duomenis ir šį kartą nebevykdysime jūsų paraiškos.
Konkrečiai: ieškojome [specifinė privaloma įgūdžių ar patirties iš darbo aprašymo], o vykdome tuos, kurių paraiškos parodė tiesioginę patirtį šioje srityje. Tai nėra vertinimas apie jūsų bendrą patirtį – tik atitikimas konkrečiai pozicijai.
Laikysime jūsų duomenis savo sistemoje, ir jei pasirodys arčiau atitinkanti pozicija, susisieksime. Tuo tarpu dar kartą dėkojame už susidomėjimą [Company].
Pagarbiai, [Your Name] [Title]
2. Po gyvenimo aprašymo tikrinimo – per daug kvalifikuotas
Tema: Jūsų paraiška [Role] pozicijai [Company]
Labas, [First Name],
Dėkojame už paraišką į [Role]. Peržiūrėję jūsų patirtį, nesieksime tęsti – tačiau priežastis pakankamai neįprasta, kad norėčiau tiesiai pasakyti.
Jūsų patirtis žymiai viršija tai, ko ieškome šiuo lygiu. Rūpinamės, ar ši pozicija ilgalaikėje perspektyvoje atitiks jūsų karjerą, ir šios problemos negalime išspręsti atrankos stadijoje.
Jei atsidarys aukštesnės pozicijos, būsite vienas iš pirmųjų, kuriems parašysiu. Dar kartą dėkoju už laiką ir susidomėjimą.
Pagarbiai, [Your Name] [Title]
3. Po gyvenimo aprašymo tikrinimo – masinis atmetimas, pozicija uždaryta
Tema: Naujienos apie [Role] poziciją [Company]
Labas, [First Name],
Dėkojame už jūsų paraišką į [Role]. Dabar ši pozicija uždaryta, nes kandidatas jau pasiekė galutinį etapą, ir nestebėsime naujų paraiškų.
Tai nėra jūsų patirties vertinimas – dauguma šiandien el. paštu susisiekusių kandidatų buvo stiprūs dokumentuose, tiesiog turėjome uždaryti paiešką. Laikysime jūsų informaciją, jei atsiras panaši pozicija.
Dėkojame už susidomėjimą [Company].
Pagarbiai, [Your Name] [Title]
4. Po pokalbio telefonu / pirmojo interviu
Tema: Sekame dėl jūsų pokalbio dėl [Role]
Labas, [First Name],
Dar kartą dėkojame, kad praleidote laiką kalbėtis su [Interviewer Name] praėjusią savaitę. Rašau pranešti, kad nebesieksime tęsti jūsų kandidatūros į [Role].
Pokalbis atskleidė [vieną specifinį faktorių – pvz., „mažiau praktinės patirties su X nei šiai pozicijai reikalaujama“ arba „geresnį derinimą su kitų kandidatų patirtimi Y“]. Tai nėra neigiamas vertinimas apie jūsų profilį – tik specifika šiai pozicijai.
Būtume laimingi palaikyti ryšį, jei ateityje pasirodytų pozicija, geriau atitinkanti jūsų patirtį. Dėkojame už laiką ir prasmingą pokalbį.
Pagarbiai, [Your Name] [Title]
5. Po namų darbo ar techninio vertinimo
Tema: Naujienos dėl jūsų [Role] paraiškos
Labas, [First Name],
Dėkojame už laiką, skirtą techninei užduočiai dėl [Role] pozicijos. Atsargiai ją peržiūrėjome ir nusprendėme nebekviesti į kitą etapą.
Lemiamas veiksnys buvo [viena specifinė sritis – pvz., „duomenų bazės dizaino gylis, palyginti su pirmaisiais šešiais mėnesiais, ko reikalauja pozicija“]. Buvo ir dalių, kurios mums patiko – [vienas konkretus teigiamas aspektas, jei taikytina].
Jeigu norėtumėte trumpą raštišką atsiliepimą apie pateiktą užduotį, atsakykite į šį el. laišką ir aš atsiųsiu pastabas. Jei ne – dar kartą ačiū už pastangas ir sėkmės ieškant darbo.
Pagarbiai, [Your Name] [Title]
6. Po galutinio etapo – artimas sprendimas, antras kandidatas
Tema: Naujienos dėl jūsų galutinio pokalbio dėl [Role]
Labas, [First Name],
Noriu pradėti sakydamas: sprendimas buvo arti, ir visa ši žinutė tai atspindi.
Kandidatui kitam į [Role] poziciją jau pateikėme pasiūlymą. Pokalbis nusprendė dėl [specifinis aspektas – pvz., „ankstesnės patirties vadovaujant skambučių rotacijoms, kurios ši komanda vykdo“] ir galiausiai nusprendėme už kandidato, turinčio stipresnį rezultatyvumo įrašą būtent šioje srityje.
Įspūdį palikote keliems komisijos nariams. Jei per ateinančius mėnesius atsiras panaši pozicija, norėčiau tiesiogiai apsvarstyti jūsų kandidatūrą – ar būtumėte tam atviras?
Dėkojame, kad skyrėte tiek daug šiam procesui. Tai turėjo reikšmės.
Pagarbiai, [Your Name] [Title]
7. Po pasiūlymo atsisakymo – pozicija vėl atvira, kandidatas iš ankstesnio etapo
Tema: Toliau dėl jūsų ankstesnės paraiškos į [Role]
Labas, [First Name],
Šį mėnesį kalbėjomės apie [Role] poziciją. Pozicija vėl atvira – mūsų pirmasis kandidatas priėmė kitą pasiūlymą – ir norėjau grįžti pas jus tiesiogiai prieš vėl paskelbiant.
Ar būtumėte pasirengęs trumpam pokalbiui dėl dabartinio laiko? Jei taip, atsakykite su dviem ar trimis laiko langais, kurie jums tinka, ir aš suplanuosiu susitikimą.
Bet kuriuo atveju dar kartą ačiū už kantrybę procese.
Pagarbiai, [Your Name] [Title]
8. Automatinis atmetimas aiškiems neatitikimams (tik labai didelis apimtis)
Tema: Jūsų paraiška į [Role] [Company]
Labas, [First Name],
Dėkojame, kad kreipėtės į [Company]. Peržiūrėjome jūsų paraišką ir jos nebetęsime.
Šiai pozicijai mums būtina [vienas ar du neatsiejami reikalavimai, pvz., „penkeri metai PostgreSQL gamybinės patirties“ arba „galiojanti darbo leidimas ES“], ir jūsų paraiškoje to nepateikta. Tai nėra sprendimas apie jūsų bendrą patirtį.
Negalime teikti atskirų atsiliepimų dėl kiekvienos paraiškos šiame etape, tačiau vertiname jūsų susidomėjimą.
Pagarbiai, [Company] Rekrutacijos komanda
Kaip siųsti šiuos el. laiškus dideliu mastu neprarandant suasmeninimo
Atmetimo šablonų spąstai – kai juos siunčiate masiškai, jie skamba kaip formalūs laiškai – ir kandidatai tai pastebi jau viename sakinyje.
Sprendimas, naudojant ResReader, yra masinės atmetimo el. laiško srautas. Jis atrodo taip:
- Pasirinkite kandidatus, kuriuos nepriimti iš analizės puslapio (filtruokite pagal įvertinimą, etapą, tinkamumo būseną).
- Pasirinkite, kaip laiškai rašomi. Yra dvi galimybės:
- DI rašo kiekvieną individualiai. DI skaito kiekvieno kandidato gyvenimo aprašymą ir darbo aprašymą, tada rašo suasmenintą atmetimo el. laišką, nurodydamas specifinę priežastį, kodėl kandidatas nebus tęsiamas.
- Jūs DI duodate priežastį paprasta kalba. Įrašykite „mums reikėjo daugiau tiesioginės patirties su paskirstytomis sistemomis“, o DI perrašys profesionalų el. laišką kiekvienam kandidatui, grindžiamą ta priežastimi.
- Peržiūrėkite prieš siuntimą. Kiekvienas laiškas patenka į peržiūros eilę. Matote kiekvieną su kandidato vardu ir siūlomu tekstu, ir patvirtinate arba praleidžiate juos po vieną. Nieko neišeina, kol neperžiūrėjote.
- Patvirtinkite partiją. Patvirtinti laiškai siunčiami iš ResReader į kandidato pašto dėžutę. Kiekvienas suasmenintas, tačiau visa partija peržiūrima per maždaug dvi minutes šimtui kandidatų vietoje 2,5 valandos rašyti viską nuo nulio.
Šis srautas veikia todėl, kad DI rašo pirmą juodraštį, o jūs darote peržiūrą. Jūs neatsiduodate DI skonį – taupote laiką, nes pirmi juodraščiai visi sakė panašų dalyką.
Keletas praktinių pastabų iš komandos, naudojančios šį metodą:
- Nesiųskite automatiškai. Visada peržiūrėkite. DI geras, bet ne tobulas; jei sugeneruoja vieną laišką su klaida pavadinime ar neteisingu projektu, norėsite tai pastebėti prieš išsiunčiant.
- Naudokite „paprasta kalba pateiktą priežastį“ masinėms atmetimų stadijoms (po atrankos, po pirmojo interviu). Naudokite DI pagal kandidatą asmeniniams atvejams – antriems vietos laimėtojams, namų darbų vertintojams, kur motyvacija iš tiesų skiriasi.
- Jei norite vėliau susisiekti su Twilio SMS (pvz., „turime naują tinkamą poziciją, norite pasikalbėti?“), tai atskiras srautas ResReader ir sąmoningai neįtrauktas į atmetimo el. laiškus – skirtinga paskirtis, skirtingas sutikimo lūkesčiai.
Ko venkite
Trumpas sąrašas dalykų, kuriuos komandos daro masinio atmetimo metu ir tyliai žalojasi savo įdarbinimo procesui:
- „Laikysime jūsų CV byloje.“ Nerašykite, jei iš tikrųjų neatidarote kandidatų paieškų ankstesnėms paraiškoms. Jei darote – ResReader DI darbo suderinimas gali nuskaityti jūsų CV banką ir surasti kandidatus, atitinkančius naujas pozicijas – tada tai būtų sąžininga. Jei ne, skamba kaip atmetimas.
- „Atlikus kruopštų svarstymą.“ Labiausiai pernaudotas keturių žodžių posakis atmetimo laiškuose. Tai signalas, kad nieko konkretaus nesakysite. Venkite jų.
- Siuntimas tik teigiamų atsakymų ir ignoravimas atmetimų. Tyli atmetimai yra didžiausia blogų įvertinimų priežastis Glassdoor ir Indeed. Vieno pastraipos el. laiško kaina beveik nulinė, jei automatizuota; tyla atsispindi sumažėjusiu kandidatų srautu po pusmečio.
- Formuliarai, kurie bando skambėti asmeniškai. „Mus labai sužavėjo jūsų unikali patirtis“ skamba prasčiau nei „mes nebetęsime.“ Jei negalite būti konkretūs, būkite trumpi ir tiesūs.
Trumpiausia santrauka
Jei vis tiek siunčiate atmetimo laiškus, jau esate priekyje daugumos komandų. Jei siunčiate atmetimo laiškus su konkrečiomis priežastimis – esate priekyje beveik visų. Šablonai padaro didelį tūrį valdomu, DI pagalba masinis srautas palaiko kiekvieną laišką pakankamai suasmenintą, kad atrodytų, jog jį parašė žmogus.
Kandidatai, kuriuos šiandien atmetate, yra kandidatai, kuriuos po dvejų metų vėl kviesite, kai atsiras tinkamesnė pozicija. Jie atsimins, kaip užbaigėte procesą.
Jei norite pamatyti masinio atmetimo su peržiūra srautą savo pačiuose piltuvuose, ResReader nemokamas planas apima 75 DI analizės per mėnesį – be kreditinės kortelės.
Ieškote kitos pozicijos? Atidarykite ResReader for Candidates →