Massilise tagasilükkamise meilitemplendid, mis ei kahjusta teie tööandja brändi
Kui olete kunagi avanud 200 avalduse kausta, valinud kolm telefoniintervjuule ja siis ülejäänud jaoks brauseri vahekaardi kinni pannud, siis teate probleemi juba. 197 kandidaati, kelle te edasi ei kutsu, väärivad vastust — kuid igaühe kirjutamine võtab üheksa korda üheksa sekundit ja teil pole viit tundi aega.
Enamasti kas ei saadeta midagi (mis vaikselt kahjustab teie tööandja mainet) või saadetakse tavakiri, mis on nii üldine, et teeb sama kahju, aga sõbralikumal moel. Lahendus on väike hulk malle, mis on piisavalt spetsiifilised, et tunduda inimlikud, pluss massiline töövoog, mis hoiab igaühe isikupärastatuna ka suurel hulgal.
Allpool on kaheksa malli, mida me ise kasutame, jagatud torujuhtme etappide kaupa, samuti töövoog, mis muudab need üheklõpsuliseks, mitte pikaks kopeerimis-kleebitsemiseks pärastlõunaks.
Lühike reegel enne malle
Iga tagasilükkamise e-kiri, mis väärib saatmist, sisaldab kolme asja, millest peaaegu mitte ükski halb ei järgi:
- Selge ei. Mitte "hoidame teie andmeid failis", mitte "võtame ühendust teiste võimaluste korral." Tõeline ei, selgelt öeldud, et kandidaat saaks edasi liikuda.
- Põhjus, isegi lühidalt. "Me valisime kandidaadid, kelle otsene PostgreSQL tootmiskogemus vastas rohkem sellele rollile" kõlab paremini kui "pärast hoolikat kaalumist." Esimene austab kandidaadi aega; teine solvab seda.
- Üks soe lause, mis ei ole vale. Kui vestlus teile tõesti meeldis, öelge seda. Kui ei meeldinud, jätke see lihtsalt välja — teeseldud soojus on halvem kui soojus puudumisel.
Mallid, mis neid ignoreerivad, kõlavad kui tavakirjad ja kandidaadid märkavad seda teise rea pealt.
Kaheksa malli etappide kaupa
1. Pärast CV skriiningut — varajane eitus, roll ei sobinud
Teema: Teie avaldus ametikohale [Role] ettevõttes [Company]
Tere [First Name],
Täname, et esitasite avalduse ametikohale [Role] ettevõttes [Company]. Oleme teie tausta läbi vaadanud ja sel korral edasi ei liigu.
Täpsustuseks: otsisime [täpne vajalik oskus või kogemus töö kirjeldusest] ja neid filtreeritud avaldusi, millega edasi liikusime, oli otseselt rohkem selles valdkonnas. See ei ole hinnang teie üldisele taustale — vaid sobivusele just selle konkreetse rolli jaoks.
Hoiame teie andmeid süsteemis ja kui avaneb sobivam roll, võtame teiega ühendust. Seniks veel kord tänud huvi eest ettevõtte [Company] vastu.
Parimate soovidega, [Your Name] [Title]
2. Pärast CV skriiningut — liiga kvalifitseeritud
Teema: Teie avaldus ametikohale [Role] ettevõttes [Company]
Tere [First Name],
Täname, et kandideerisite ametikohale [Role]. Pärast teie tausta läbivaatamist otsustasime mitte edasi liikuda — kuid põhjus on nii ebatavaline, et tahtsin teile otse sellest teada anda.
Teie kogemus on märkimisväärselt kõrgem selle taseme töökoha jaoks, millele me hetkel palkame. Meie mure on, et see roll ei pruugi sobida pikaajaliselt selles tööklassis ning seda probleemi me ei lahenda skriinimisfaasis.
Kui avaneb mõni kõrgema taseme töökoht, siis olete esimeste hulgas, kellele sellest teavitame. Tänan veel kord teie aja ja huvi eest.
Parimate soovidega, [Your Name] [Title]
3. Pärast CV skriiningut — massiline, roll suletud
Teema: Uuendus ametikohal [Role] ettevõttes [Company]
Tere [First Name],
Täname teie avalduse eest ametikohale [Role]. Oleme rolli juba sulgenud kandidaadiga, kes on lõppstaadiumis, ning me ei liigu edasi uute avaldustega.
See ei peegelda teie tausta — enamik kandidaate, kellele täna kirjutame, on olnud head ja me pidime lihtsalt otsingu lõpetama. Hoiame teie andmeid juhuks, kui avaneb sarnane roll.
Kui tekib vastuvõetav võimalus, anname kohe teada. Tänud veelkord teie huvi eest ettevõtte [Company] vastu.
Parimate soovidega, [Your Name] [Title]
4. Pärast telefoni-/esimest intervjuud
Teema: Järelkontakt teie intervjuu kohta ametikohale [Role]
Tere [First Name],
Täname, et võtsite aega rääkida [Interviewer Name]'ga eelmisel nädalal. Kirjutan teile, et teatada, et me ei liigu edasi teie kandidaadiga ametikohale [Role].
Vestlus näitas [üks konkreetne põhjus — nt "vähem praktilist kogemust X-iga kui roll nõuab" või "teine kandidaat sobitus paremini Y kogemuse põhjal"]. See ei ole kriitika teie üldisele profiilile — vaid konkreetse rolli nõuete põhjal.
Oleksime hea meelega ühenduses, kui tulevikus avaneb sobivam roll. Tänan teid aja ja sisuka vestluse eest.
Parimate soovidega, [Your Name] [Title]
5. Pärast kodust või tehnilist ülesannet
Teema: Uuendus teie avaldusele ametikohale [Role]
Tere [First Name],
Täname teid aja eest, mille panite tehnilisse ülesandesse ametikohale [Role]. Oleme selle hoolikalt läbi vaadanud ja ei liigu teiega edasi.
Otsustavaks sai [üks konkreetne aspekt — nt "andmebaasi disaini sügavus võrreldes rolli esimese kuue kuuga nõutuga"]. Oli ka osi, mis meile meeldisid — [üks konkreetne positiivne, kui tõsi].
Kui soovite lühikest kirjalikku tagasisidet esitatud töö kohta, vastake sellele kirjale ja ma saadan märkmed. Muul juhul tänan veelkord ja sulle edu otsingutel.
Parimate soovidega, [Your Name] [Title]
6. Pärast lõppvooru — napp kaotus, teise koha kandidaat
Teema: Uuendus teie lõppintervjuu kohta ametikohale [Role]
Tere [First Name],
Alustan tõdemusega: otsus oli väga napp ja selle e-kirja toon kajastab seda.
Oleme teinud pakkumise teisele kandidaadile ametikohale [Role]. Vestlus keskendus [konkreetsele aspektile — nt "eelnev kogemus vastutuse võtmisel ülesannete juhtimisel selle tiimi mahu juures"], ja lõplikult valisime kandidaadi, kellel oli selles valdkonnas tugevam kogemus.
Te tegite mulje panelis osalenutele. Kui järgmistel kuudel avaneb sarnane roll, sooviksin teiega kindlasti uuesti ühendust võtta — kas see oleks teile vastuvõetav?
Täname, et panustasite nii palju sellesse protsessi. See oli oluline.
Parimate soovidega, [Your Name] [Title]
7. Pärast pakkumise tagasilükkamist — roll taas avatud, varasema vooru kandidaat
Teema: Järelkontakt teie varasemale avaldusele ametikohale [Role]
Tere [First Name],
Rääkisime selle kuu alguses ametikohast [Role]. Roll on taas avatud — meie esimese valiku kandidaat keeldus — ja tahtsin teiega otse ühendust võtta enne kuulutuse taasavaldamist.
Kas oleksite valmis lühikeseks vestluseks, kas aeg töötab teile nüüd? Kui jah, saatke palun kaks-kolm sobivat ajaakent ja panen selle kalendrisse.
Igal juhul tänud kannatlikkuse ja koostöö eest.
Parimate soovidega, [Your Name] [Title]
8. Automaattagasilükkamine selgetele mitte sobivatele kandidaatidele (väga suure mahu korral)
Teema: Teie avaldus ametikohale [Role] ettevõttes [Company]
Tere [First Name],
Täname kandideerimast ettevõttesse [Company]. Oleme teie avalduse läbi vaadanud ja otsustanud sel korral mitte edasi liikuda.
Sellele rollile on meil konkreetseid nõudeid, nt [üks või kaks tingimust, nt "viis aastat PostgreSQL tootmiskogemust" või "kehtiv tööluba EL-is"] ja teie avaldus neid ei vastanud. See ei ole hinnang teie üldisele taustale.
Hetkel ei saa me kõigile eraldi tagasisidet anda, kuid hindame teie huvi.
Parimate soovidega, [Company] värbamismeeskond
Kuidas neid suurtes kogustes saata isikupärasust kaotamata
Tagasilükkamise mallide lõks on see, et kui neid massiliselt saata, kõlavad need nagu tavakirjad — ja kandidaadid märkavad seda juba ühe lause pealt.
ResReaderis on lahendus massiline tagasilükkamise e-kiri töövoog. See toimib nii:
- Valige kandidaadid, keda skriinimislehel tagasilükata (filtreerige hinna, etapi või kvalifikatsiooni järgi).
- Valige, kuidas kiri kirjutatakse. Teil on kaks valikut:
- Tehisintellekt koostab iga kirja eraldi. AI loeb iga kandidaadi CV-d ja töökuulutust ning loob isikupärastatud tagasilükkamiskirja, mis nimetab konkreetselt põhjuse, miks kandidaat edasi ei liigu.
- Te annate AI-le põhjuse lihtsas keeles. Kirjutate näiteks "meil oli vaja rohkem otsest kogemust hajutatud süsteemidega" ja AI kirjutab sellest professionaalse kirja iga kandidaadi jaoks.
- Vaadake üle enne saatmist. Iga kiri jõuab ülevaatamise järjekorda. Näete nimet ja ettepanekut ning kinnitate või jätate vahele ükshaaval. Midagi ei saadeta enne kui olete üle vaadanud.
- Kinnitage kogu hulk. Kinnitatud kirjad lähevad ResReaderi kaudu kandidaadi meilile. Igaüks on isikupärastatud, aga kogu hulk läbib ülevaatamise kahe minutiga umbes saja kandidaadi jaoks, mitte paar tundi kirjutades.
See töötab, sest AI teeb esialgse mustandi ja te teete ülevaate. Te ei loovuta maitset AI-le — saate tagasi aega esialgse teksti koostamiseks, mis nagunii ütleb enam-vähem sama.
Mõned praktilised nõuanded kasutajatelt:
- Ärge saatke automaatselt. Alati üle vaadake. AI on hea, kuid mitte täiuslik; kui tekib kiri, mis valesti nimetab rolli või leiutab projekti, saate selle enne saatmist märgata.
- Kasutage "põhjus lihtsas keeles" režiimi massiliseks tagasilükkamiseks (pärast skriiningut, pärast esimest intervjuud). Kasutage per-kandidaadi AI režiimi isikupärasemate jaotuste puhul — teise koha kandidaadid, kodused hindajad — sest põhjused on tõepoolest erinevad.
- Kui soovite hiljem saata Twilio SMS-i (nt "meil on uus sobiv roll, soovite rääkida?"), on see eraldi töövoog ResReaderis ja teadlikult eraldi tagasilükkamise meilidest – erinev eesmärk ja nõusoleku ootused.
Mida vältida
Lühike nimekiri asjadest, millega massilise tagasilükkamisega vaikselt kahjustatakse värbamistunnelit:
- "Hoiame teie CV failis." Ärge ütelge seda, kui te reaalselt ei ava uuesti kandidaatide otsinguid varasemate avalduste põhjal. Kui teete seda — ResReaderi AI Töö Sobitamine saab skaneerida teie CV-panka uute rollide vastu ja leida sobivaid kandidaate — on aus sellest rääkida. Kui mitte, kõlab see äraütlemisena.
- "Pärast hoolikat kaalumist." Kõige enam kasutatud neljasõna fraas tagasilükkamismeilide ajaloos. See annab märku, et midagi spetsiifilist polegi öelda. Ärge kasutage.
- Saata ainult "jah" kirju ja vaikselt muid ebaõnnestunud "ei"-kandidaate ignoreerida. Vaikivad tagasilükkamised on suurim põhjus halbades hinnangutes Glassdooris ja Indeedis. Ühe lõigu pikkuse meili saatmise kulu on praktiliselt null, kui see on automatiseeritud; vaikimise tagajärjed avalduse määrale kuus kuud hiljem on suured.
- Tavakirjad, mis üritavad kõlada isiklikult. "Oli tõesti muljetavaldav teie unikaalne taust" mõjub halvemini kui "me ei liigu edasi." Kui ei suuda olla konkreetne, ole lühike ja aus.
Lühim võimalik kokkuvõte
Kui te üldse saadate tagasilükkamise kirju, olete juba enamikust võistkondadest ees. Kui saadate kirju, mis toovad välja konkreetse põhjuse, olete peaaegu kõigist ees. Mallid muudavad mahu hallatavaks; tehisintellektiga toetatud massiline töövoog hoiab iga kirja piisavalt isikupärasena, et tunduks nagu inimene oleks selle kirjutanud.
Täna tagasilükatud kandidaadid on need, keda te kahe aasta pärast taas värbate, kui avaneb sobivam töökoht. Nad mäletavad, kuidas te ringi suletasite.
Kui soovite näha oma torujuhtmes selle massilise tagasilükkamise koos eelvaatega töövoogu, sisaldab ResReaderi tasuta plaan 75 AI skaneeringut kuus — krediitkaarti pole vaja.
Kutse uue töökoha otsijatele! Avage ResReader kandidaatidele →